In desfasurarea afacerilor exista mereu riscul de a ramane cu facturi neincasate.

Faptul ca le oferi clientilor posibilitatea sa achite facturile la un anumit termen este, in principiu, atat in avantajul tau ca furnizor pentru ca este un foarte bun instrument de fidelizare, cat si in avantajul clientului deoarece ii ofera posibilitatea sa-si desfasoare activitatea fara sa aiba bani blocati in stocuri.

Problema apare atunci cand termenul de plata stabilit nu este respectat de catre client. Plata la termen presupune din start costuri suplimentare pentru tine ca furnizor, iar depasirea scadentei de catre client iti provoaca pierderi financiare suplimentare.

In programul de facturare online BrioBill ai la dispozitie functionalitati special create pentru a sustine proceduri de lucru care te ajuta sa eviti problemele financiare generate de facturi neincasate sau incasate cu intarziere.

1. Verifica situatia juridica si financiara a clientului

In programul de facturare poti face acest lucru in orice moment. Optiunea este activa atat in bara de sus a paginii principale cat si in orice functionalitate care presupune adaugarea unui client.

2. Inregistreaza comenzile preluate de la client sau trimise catre furnizor.

Le vei avea numerotate si datate, prin urmare vei avea dovada a ceea ce s-a cerut si, mai ales, cand anume s-a facut acest lucru. Toate documentele emise pot fi trimise direct din program pe e-mail.

3. Prezinta ofertele in scris.

Ulterior nu va exista niciun dubiu ca ceea ce ai prestat/livrat si facturat este exact ceea ce ai ofertat si pentru care ai primit acceptul clientului. Poti emite factura direct din oferta, daca selectezi “Creare factura”.
Ca orice document din BrioBill si ofertele pot fi personalizate cu sigla/logo-ul firmei tale. Toate documentele emise din program vor demonstra profesionalismul cu care iti desfasori activitatea

4. Colaboreaza in baza unui contract

In contract se stabilesc toate conditiile in care se desfasoara relatia comerciala, termenii si conditiile de plata, precum si penalizarile aplicabile ambelor parti in caz de nerespectare a clauzelor contractuale. Prin urmare, posibilitatea ca factura sa nu fie achitata la timp se reduce condiderabil.

5. Insoteste livrarile de aviz

Avizul trebuie sa insoteasca marfa pe tot parcursul transportului. In momentul in care il completezi, programul iti afiseaza cantitatea disponibila pe stoc si ai optiunea de a afisa, sau nu, preturile. Din aviz programul emite direct factura, daca apesi pe “Creare factura”

6. Predarile fa-le pe baza de Proces verbal (de predare/primire, punere in functiune, receptie)

Te asiguri in felul acesta ca nu vor aparea probleme ulterioare legate de solicitari de despagubiri sau refuz la plata

7. Emite initial proforma

Aceasta nu are semnificatie contabila, dar poate evidentia valoarea produselor si in acest mod eviti anularea unei facturi. Odata acceptata de client, poti emite din proforma direct factura selectand optiunea “Creare factura”.

8. Factureaza si foloseste optiunea Afiseaza sold pe factura

Daca clientul are sold anterior si doresti sa-i reamintesti acest lucru, bifeaza optiunea “Afiseaza sold pe factura”.

9. Asigura-te ca clientii tai au primit factura

Facturile, ca orice alt document emis din program, se pot trimite direct pe e-mailul clientului. Asigura-te ca detii si scrii adresa de e-mail corect. Poti pune si adresa ta sau a contabilului, astfel incat sa primeasca o copie a facturii.

10. Trimite Notificari ca se apropie scadenta

Nu astepta scadenta ca sa vezi daca primesti banii. Aminteste-i clientului ca se apropie data scadenta si in acest fel sunt mai putine sanse sa uite sau sa nu aiba banii pregatiti in ziua respectiva. In program acest proces se face automat in functie de setarile introduse.

11. Solicita clientului confirmarea fisei Sold client

Prin confirmarea Soldului ai dovada ca clientul recunoaste datoria pe care o are.

12. Trimite Somatii de plata

Programul iti pune la dispozitie o lista a facturilor cu scadenta depasita. Trebuie sa selectezi factura sau facturile pentru care doresti emiterea somatiei si programul va emite automat documentul si va afisa in el toate facturile selectate.

Suplimentar urmareste-ti atent cash-flow-ul luand in calcul mai multe variante de evolutie a lucrurilor. Introdu previziunile necesare si estimeaza cat mai corect fluxul de numerar astfel incat sa stii cat mai exact ce termene de plata poti oferi clientilor tai  si ce scadente sa ceri de la furnizori.

Daca ai totusi un client care nu isi achita datoria si esti nevoit sa apelezi la ajutor juridic, respectarea procedurilor de lucru descrise mai sus te va ajuta foarte mult deoarece vei avea la dispozitie toate dovezile necesare pentru a recupera sumele datorate de client.