CUM SA … emiti Facturi,

sa le editezi, stornezi, anulezi,

sau trimiti pe e-mail direct din program

1. In Documente -> Facturi, apasa pe butonul Adauga factura

Retine ca sunt mai multe optiuni si le gasesti apasand pe butonul “Alte operatiuni”, iar pe acestea le vom detalia la final

Click pe imagine pentru marire

1.1 Selecteaza partenerul catre care doresti sa emiti factura.

• Completeaza data emiterii iar cea a scadentei va fi calculata automat de program daca ai facut setarile pentru respectivul partener, dar poti sa o modifici si sa treci orice scadenta este necesara.
• Numarul de factura va fi alocat automat de program daca ai facut setarile necesare iar daca nu ai setat numerotarea atunci il poti trece tu.
• Pune articolele in factura selectandu-le din lista daca ele exista deja in lista ta de produse. Daca nu exista in nomenclatorul de produse atunci le poti introduce apasand butonul “+”
• Completeaza datele legate de delegat si expediere
• Apasa butonul Salveaza factura

Click pe imagine pentru marire

1.2 Se va deschide factura emisa in format pdf pentru vizualizare.

• De aici ai posibilitatea sa o trimti pe e-mail sau sa o descarci in dormat pdf sau sa o printezi.
• Mentiunea legata de faptul ca e valabila fara stampila sau semnatura apare pe factura daca ai bifat aceasta optiune din Setari.
• Factura se poate printa in format A4 sau A5 in functie de cum ai ales din Setari
• Sigla sau logo-ul firmei tale apare in coltul din stanga sus daca ai setat acest lucru in Setari la personalizarea facturilor

Click pe imagine pentru marire

2. Pe fiecare linie cu articole din factura ai un buton din care poti selecta mai multe optiuni.

• Poti de exemplu sa aplici discount numai pe una dintre liniile din factura alegand optiunea aceasta sau, daca doresti sa aplici discount-ul pe total factura atunci apasa pe butonul “%Aplica discount total”
• Daca selectezi optiunea “Denumire separata” vei avea posibilitatea sa introduci un text, altul decat denumirea din nomenclator a produsului, care sa apara pe factura emisa. In exemplul nostru articolul este definit in stoc cu denumirea Produs 1 si are codul P1. Am pus ca denumire separata “Produs 1 cu piese de schimb incluse” si atunci asta va aparea pe factura emisa.

Click pe imagine pentru marire

3. Discount-urile pot fi aplicate ca procent din valoarea facturata sau ca suma fixa. Bifeaza optiunea dorita in fereastra ce se deschide atunci cand apesi pe “Aplica discount”. Dupa orice optiune apasa butonul Salveaza, sau Renunta daca este cazul.

Click pe imagine pentru marire

4. Daca apesi pe butonul “Date aditionale (valuta, banca)” ai posibilitatea sa selectezi din optiunile ceea ce ai nevoie. Daca ai mai multe banci setate pentru firma ta atunci poti alege care dintre ele va fi afisata pe factura.

Click pe imagine pentru marire

5. Langa optiunea “interfata detaliata linii document” este butonul informativ “?” care iti explica ce se intampla daca selectezi aceasta optiune, in cazul de fata daca se afiseaza, sau nu, valoarea TVA sau numai procentul acesteia

Click pe imagine pentru marire

6. Langa “Total Brut” exista butonul informativ “?”  care iti prezinta ce fac optiunile pe care le ai pe fiecare linie

Click pe imagine pentru marire

7. Sub campul cu Observatii in care poti nota orice mentiune doresti sa apara pe factura, ai posibilitatea sa alegi plata cu Numerar a facturii. Bifeaza optiunea si completeaza datele. Programul va prelua automat suma totala a facturii, dar ai posibilitatea sa incasezi doar partial cu numerar, urmand ca ulterior sa incasezi diferenta tot numerar sau prin alta forma.

Click pe imagine pentru marire

8. Bifarea optiunii “Clauze suplimentare” iti da posibilitatea sa alegi dintr-o lista de clauze pe care le doresti incluse pe factura.

Click pe imagine pentru marire

9. Cand bifezi clauzele se va deschide casuta cu textul aferent acesteia iar cea selectata va aparea pe factura emisa

Click pe imagine pentru marire

10. Optiunea “Factura recurenta” iti da posibilitatea sa setezi ca factura emisa sa se emita automat din program la o anumita perioada de timp, de exemplu lunar. Asta inseamna ca luna viitoare, la aceiasi data, programul va emite singur aceasta factura si te va anunta printr-o notificare ca este emisa si ca o poti trimite clientului.

Click pe imagine pentru marire

11. Asa arata factura in format A4.

• pe prima linie apare deumirea separata si nu denumirea din stoc a produsului, pentru ca am ales aceasta optiune
• produsului de pe linia 2 i-am aplicat un discount si acesta se vede foarte clar emntionat pe urmatoarea linie
• mentiunea referitoare la faptul ca nu este necesara stampila sau semnatura emitentului apare in partea de jos a documentului. Tot acolo ar fi aparut si orice clauza suplimentara am fi selectat
• din butonul de deasupra pe care scrie “Romana” se poate alege ca factura sa fie emisa in Engleza. Doar apesi pe buton si programul modifica limba automat

Click pe imagine pentru marire

12. Alegem pentru exemplificare sa incasam o factura, numerar la emitere . Am facturat servicii prestate si deasemenea trecem la “Observatii” detalii legate de Procesul Verbal cu care facem predarea, si acesta emis tot din program.

Click pe imagine pentru marire

13. Iata cum va arata factura impreuna cu chitanta aferenta incasarii, precum si cu ceea ce am trecut la rubrica “Observatii”. De subliniat faptul ca sigla va fi cea a firmei tale, asa cum ai setat-o in setarile firmei. Aici am pus sigla BrioBill ca sa vezi unde si cum va aparea pe documentul emis.

Click pe imagine pentru marire

14. Pentru o mai buna predare a serviciilor executate semnam cu clientul nostru un Proces Verbal de predare/primire pe care l-am emis tot din programul BrioBill si care arata asa. Acesta ii poate fi trimis clientului pe e-mail direct din program

Click pe imagine pentru marire

15. Cum activitatea prestata s-a desfasurat in baza unui contract emis tot din programul BrioBill, il trimitem si pe acesta pe e-mail clientului

Click pe imagine pentru marire

16. In lista de facturi emise, pe linia aferenta fiecarei facturi, sunt butoane care ofera posibilitatea de a efectua o anumita operatiune cu factura deja emisa.

Click pe imagine pentru marire

17. Daca selecta optiunea “Stornare” programul da un mesaj de avertizare ca masura de precautie, pentru a evita efectuarea unei operatiuni gresite sau din neatentie

Click pe imagine pentru marire

18. Odata stornata o factura aceasta va aparea in lista taiata cu o linie , pe coloana de “Stare” va fi notata Emisa (Stornat) iar numarul acestei facturi se va regasi pe linia facturii storno pe coloana “Document aferent”.

Click pe imagine pentru marire

19. O alta optiune este cea de Anulare a unei facturi. Dupa cum vedem pe coloana “Document aferent” aceasta factura a fost emisa din avizul cu nr. Aviz0002. Pe acesta il putem vedea apasand direct pe numarul lui sau intrand in functionalitatea Documente -> Avize

Click pe imagine pentru marire

20. Odata anulata o factura, aceasta va aparea in lista marcata cu rosu si la “Stare” va avea mentiunea Anulata. In acest caz, cum factura a fost emisa din Avizul0002, va trebui sa stornam si avizul respectiv, pentru ca el este cel care modifica stocul.

Click pe imagine pentru marire

21. Pentru a incasa o factura deja emisa, selectam optiunea “Incasare” din lista de optiuni de la capatul liniei. Alegem sa incasam factura FF P10001 in valoare de 1088.85 RON. Pe coloana “Suma restanta” se vede aceiasi valoare ca pe coloana Total facturat, prin urmare nu s-a incasat nimic

Click pe imagine pentru marire

22. Bifam faptul ca s-a incasat valoarea totala cu OP la data de 15.11.2018. Apasa Salveaza

Click pe imagine pentru marire

23. In lista facturilor emise se vede la respectiva factura valoarea facturata si suma restanta 0. Programul face automat inregistrarea incasarilor in registrele aferente

Click pe imagine pentru marire

24. Regasim inregistrarea incasarii, facuta automat si in Financiar -> Incasari

Click pe imagine pentru marire

25. Regasim inregistrarea incasarii facuta automat si in Financiar -> Registrul incasari cheltuieli

Click pe imagine pentru marire

26. O factura poate fi incasata si partial. Alegem pentru exemplificare factura FF0006 in valoare de 1190.00 RON. Selectam optiunea “Incasare”

Click pe imagine pentru marire

27. Incasam cu numerar doar o parte din valoarea acesteia si anume 500 RON. Apasa Salveaza

Click pe imagine pentru marire

28. Programul emite automat chitanta de incasare si o afiseaza pe ecran ca sa o poti tipari sau trimite pe e-mail sau descarca in format pdf

Click pe imagine pentru marire

29. Alegem sa incasam diferenta de 690 RON cu OP. In lista facturilor se vede ca din valoarea facturata aceasta este suma restanta iar programul completeaza automat aceasta suma la forma de plata, insa daca doresti sa faci doar alta incasare partiala, atunci poti modifica suma

Click pe imagine pentru marire

30. In lista facturilor emise vei vedea pe coloana “Suma restanta”, adica factura a fost incasata in totalitate. Poti alege optiunea de a trimite clientului factura pe e-mail.

Click pe imagine pentru marire

31. Pentru a trimite pe e-mail factura emisa, selecteaza aceasta optiune din butonul din dreapta liniei. Completeaza cu mare atentie adresele de e-mail ca sa te asiguri ca va ajunge la destinatarul dorit. Ai posibilitatea sa trimiti o copie chiar la tine pe e-mail sau pe adresa contabilului tau. Apasa Trimite

Click pe imagine pentru marire

32. Poti vedea cum arata e-mailul daca apesi pe butonul “Vizualizare email”. E doar un model ca sa vezi cum va arata ceea ce va ajunge la partenerul tau pe e-mail. Este un text standardizat care preia in mod automat din program datele documentului (numar, data, valoare) pentru care se trimite e-mailul.

Click pe imagine pentru marire

33. Daca doresti poti modifica acest model, dar atentie ca modificarea se face pentru toate e-mailurile trimise pentru acest tip de document, adica pentru toate e-mailurile de trimitere a facturilor. Cuvintele scrise intre {acolade} si colorate cu verde nu le modifica! Datele acelea se vor prelua direct din program si daca se modifica un caracter de acolo atunci nu se va mai incarca ceea ce trebuie. Daca vrei sa modifici textul din e-mail poti insera acele date din program apasand pe unul dintre butoanele de sub text. De exemplu, daca inserezi butonul “nume companie” atunci in e-mail va aparea direct numele companiei care a emis avizul.

Daca faci aceasta modificare, lucreaza cu mare atentie.

Click pe imagine pentru marire

Revenim acum la partea de sus a listei facturilor emise:

34. Ai posibilitatea sa selectezi perioada de timp pentru care doresti sa se afiseze facturile

Click pe imagine pentru marire

35. Poti alege ce tip de facturi doresti sa vezi, in ce valuta, cele emise pentru un partener anume, cele emise pe un anumit punct de lucru, sau toate

Click pe imagine pentru marire

36. Lista afisata ai posibilitatea sa o exporti in format excel. Apasa pe butonul “Alte operatiuni” si selecteaza de acolo  optiunea

Click pe imagine pentru marire

37. Acestea sunt datele afisate in tabelul exportat

Click pe imagine pentru marire

38. Daca selectezi optiunea “Exportare date SAGA”, programul iti va descarca doua fisiere care ulterior pot fi preluate de contabilul tau in programul SAGA.

Click pe imagine pentru marire

Spor la facturat!